السكرتارية التنفيذية الحديثة ودورها في إدارة أعمال الإدارات للباحثة: نجاة محمد شقوارة
الهدف من الدراسة
كان الدافع والسبب الرئيسي والجدية في إصراري واجتهادي وتحليلي لهذه الدراسة هو من باب عملي كمدربة للسكرتيرات في الشركات الخاصة والعامة وخاصة في قطاع النفط ونظرا لتعايشي لحياة السكرتير العام والتنفيذي ومدير المكتب وإحساسي بالضرر والاجحاف لشخصهم وحقم بعدم فهم وتصنيف هذه الوظيفة حيث اقتصر دوره الرد علي الهاتف واستقبال الضيوف وعرض البريد الخاص وتقديم القهوة والشاي لمديره وضيوفة حتي اصبح هذا الخطأ المرتكب وغير منتبه له المسؤولون وكأنه روتين إداري متوارث عليه في الأنظمة الإدارية
وقصدت في دراستي تسليط الضوء علي كل ما يتعلق بهذه المهنة من حيث:
- تسميتها ومهامها والتصنيف الوظيفي لها ومكانها في الهيكل التنظيمي لأي مصلحة او مؤسسة لديها ادارة سواء كانت هذه الإدارة حكومية ام خدمية او تجارية
- بعد تقديم هذه الدراسة سوف يكتشف كل مهتم وباحث ومسؤول علي الموارد بشرية القاعدة الصحيحة في التعامل مع هذه المهنة في التدريب والتخطيط لها في الهيكلية التنظيمية كاستراتيجية ناجحة لإدارة أي منظمة أو مصلحة عامة كانت أم خاصة
- الدراسة تساعد مسؤولي التدريب في وضع الخطةالتدريبية والاحتياجات المناسبة لهذه الفئة التنفيذية أساس الإدارة المكتبية
- الدراسة خطوة مساعد لشاغلي الوظيفة في المطالبة بحقوقهم الوظيفية الإدارية وحقهم في التمنع بجميع مزايا مهنة السكرتيرة التنفيذية
ملخص الدراسة
الدراسة موجهة الهدف تتلخص في توضيح دور علم السكرتارية التنفيذية علي الادارات في المصالح الخاصة والعامة وقد حاولنا ايضاح التالي
- دور السكرتارية الناجحة والجيدة في الإدارات الليبية
- السلبيات الواضحة لاصحاب المهنة
- دعوة لفهم وظيفة السكرتارية والإخلاص فيها
- مساعدة المهتمين بهذا العلم للتبحر والدراسة والبحث في كل ما يتعلق بعلم السكرتارية
- التعمق في هذا التخصص لفائدة المجتمع
- دعوة لأصحاب المهنة للإلتزام والجدية والمثابرة
- مساعد كل من اراد تطوير المهنة ونجاحها توضيح الحقوق والواجبات
التوصيات
- التوعيه العلميه لتصنيف الوظائف في جميع الدوائر الاداريه الخاصه و العامه
- الالتزام بقسم التوظيف بالتسكين المهني الملائم لصاحب التخصص المطلوب لوظيفة السكرتارية التنفيذية ومدراء المكاتب كل حسب تصنيفه الوظيفي
- إنشاء مراكز ومعاهد للتأهل ورفع الكفاءة لشاغلي وظيفة مدراء المكاتب الخاصة والعامة .
- ترشيح العاملين في مجال السكرتارية لدورات وببرامج متقدمة وحديثة كالدبلوم التخصصي والماجستير المصغر في إدارة الأعمال
- احترام هذه المهنة من قبل بعض المسئولين وإعطائها التقدير الأمثل لشاغلي الوظيفة
- الاهتمام بكل ما يخص علم السكرتارية ودراسة أصول (أداب التصرف) البروتوكول والاتيكيت الخاص في التعامل مع المراجعين والعملاء
- دراسة السلوكيات وذلك من خلال الاهتمام بتنمية الموارد البشرية للإفراد في كل المجالات
- منح الثقة للخبرات المحلية وتشجيع كل مستجد في وظيفة السكرتارية التنفيذية من قبل الإدارات الخاصة والعامة
- الاتفاق المبدئي بين المسئول والسكرتير في أسلوب تسيير العمل والذي شأنه التقدم بعمل المكتب ونجاح إدارته
- إعطاء الصلاحيات المنصوص عليها التصنيف الوظيفي لمهنة السكرتير التنفيذي يساعد المدير والمسئول في عملية تفويض الأعمال التي من شأنها تخفيف عبء الاعمال الروتينية بالمكتب
- دعوة المستشارين القانويني في بعض المؤسسات والشركات لتبني قضية رفع التقارير الإدارية إلي مستويات أعلي وهذا ما ينطبق مثالا علي قطاع النفط حيث يتم حرمان الموظفين والفنين من بعض حقوقهم الخاصة بالمهنة بوضع لائحة واحدة تساوي بينهم وبين الموظفين
- توعية وتثقيف شاغلي الوظائف الادارية لمعرفة حقوقهم وواجباتهم
